La jefatura de Desarrollo Estratégico de la Municipalidad de San Carlos firmó la mayoría de órdenes de compra a nombre de la Alcaldía en 2020, lo cual contraviene el Procedimiento para creación, impresión y anulación de estas, ya que en el mismo se establece que las órdenes de compra deben ser aprobadas por el Departamento iniciador de la compra, el Departamento de Tesorería y la Dirección General.
Lo anterior lo confirma el informe de una Auditoría Externa, contratada por el Concejo Municipal de San Carlos para evaluar el Ciclo de Vida de la Adquisición de Bienes y Servicios del Gobierno Local, cuyos resultados fueron presentados a los regidores el pasado viernes 22 de julio, durante una Sesión Extraordinaria.
La situación antes descrita, indica el mismo informe, se debe a que el entonces Alcalde, Alfredo Córdoba Soro, desde 2012 ordenó a Tecnologías de Información, la inclusión de la jefa de Desarrollo Estratégico para que aprobara órdenes de compra, en la persona de Dixie Amores.
“Cabe señalar que, no se localizó, ni se justificó el traslado de competencias por parte de la Alcaldía a la jefatura de Desarrollo Estratégico, de conformidad con el punto 2 del artículo 87 de la Ley General de la Administración Pública, en la que se estipula que toda transferencia de competencia deberá ser motivada y temporal”, mencionó Fanny Segura Castro, Auditora Externa, durante la exposición de resultados a los regidores Sancarleños.
De acuerdo con Segura, la jefatura de Desarrollo Estratégico fue la que aprobó la mayoría de las contrataciones de la muestra revisada, correspondientes al periodo 2020. Esta labor, según lo establece el “Procedimiento Solicitud de Compra de la Municipalidad de San Carlos”, es responsabilidad del Alcalde y el Proveedor Municipal.
“Se identificaron contrataciones en las cuales la jefatura de Desarrollo Estratégico tuvo los siguientes roles: Solicitante, administrador y aprobador. Además, esa jefatura fue quien aprobó la orden de compra, la orden de inicio y realizó la recepción definitiva de los bienes o servicios adquiridos”, cita textualmente el documento.
El Ciclo de Vida de la Adquisición de Bienes y Servicios de la Municipalidad de San Carlos consta de actividades complejas, dado que intervienen diferentes aspectos jurídicos y administrativos.
Algunos de los Departamentos que participan en este proceso son: Recursos Humanos, Desarrollo Estratégico, Relaciones Públicas, Unidad Técnica de Gestión Vial, Proveeduría, Archivo Central, Gestión Ambiental, Dirección Legal y Control Interno.
La Auditoría Externa también determinó inconsistencias en el Organigrama de la Municipalidad de San Carlos, localizado en la página web de la institución, pues se observó que adscritas a Desarrollo Estratégico se encuentran las Unidades de Gestión de Proyectos, Presupuesto, Enlace Comunal y la Contraloría de Servicios. Sin embargo, las dos últimas unidades no se localizan en la estructura de dicho Departamento.
Sobre el particular, la Alcaldía indicó que por error involuntario se omitió agrupar a Enlace Comunal en el Organigrama aprobado en 2012 y dado que está en análisis para mejora, no se ha agregado.
Este estudio incluyó técnicas de auditoría como:
- Revisión de la Normativa Interna (Reglamentos, manuales y procedimientos de la Municipalidad de San Carlos) relacionada con el objeto de estudio.
- Se analizó la Normativa Legal y Técnica aplicable en congruencia con los objetivos de la auditoría.
- Indagación, entrevistas y consultas a los funcionarios municipales de los diferentes departamentos involucrados en la adquisición de bienes y servicios.
- Selección al azar de diferentes muestras de expedientes localizados en SICOP, para cada una de las pruebas realizadas. (De 10 a 25 expedientes por muestra)
Para la Auditoría Externa, es imprescindible la aplicación de mecanismos de control sólidos, que contribuyan a que no se materialicen los riesgos existentes en materia de contratación administrativa.
Frente a este escenario, Karol Salas, Alcaldesa, retomará los procesos de contratación de manera directa.
Fernando Chaves, Auditor Interno de la Municipalidad de San Carlos, dijo que la segunda etapa de esta evaluación consistirá en un análisis de la calidad de las obras municipales.
